HILIS biedt een Web communicatiesysteem met zeer gebruikersvriendelijke functies. In de volgende 4 stappen wordt uitgelegd hoe u een Internet sessie opzet.

Stap 1.  Registreren en Nieuw Account openen 

Bij de eerste stap klikt u op de knop "Diensten", op deze pagina of op de Homepagina. U komt nu op de Diestenpagina. Aan de linkerkant van het scherm treft u een aantal knopen. Indien u nog niet geregistreerd bent, kunt u een nieuw account openen door te klikken op de "Open een nieuw Account". Hiermee wordt een formulier geopend, waarin u uw naam, bedrijfsnaam en andere contactgegevens invult.
U dient eveneens een wachtwoord in te vullen voor de toegang tot uw account.

Met dit wachtwoord bent u de beheerder van het account. U bent hiermee in staat om tijd bij HILIS te kopen. Het is voor de veiligheid van uw account van belang om te kiezen voor een uniek wachtwoord. Bijvoorbeeld een wachtwoord met een combinatie van letters en cijfers.

Door een klik op de "Submit" knop wordt uw account aangemaakt. Deelnemers aan uw Internet sesssie hoeven geen account aan te maken.

                                                                                                                                    5 To the Top

Stap 2. Tijd inkopen

HILIS hanteert een flexibel, transparant en eenvoudig prijsmodel. De enige kosten die in rekening worden gebracht zijn de minuten die u gebruikt. Er zijn dus geen additionele kosten aan onze diensten verbonden. Het minimum aantal uren dat u kunt inkopen is 5 uren. Zodra u tijd hebt ingekocht, kunt u direct starten met een bijeenkomst. Maar u kunt de sessie ook voor een later tijdstip inplannen in het systeem.

Om tijd in te kopen, klikt u op de knop “Tijd inkopen”, aan de linkerzijde op de Dienstenpagina. U hebt dan 2 mogelijkheden:

  1. Bestellen via onze verkoopafdeling. U kunt daar terecht voor advies, vragen en aanbiedingen. De verkoopafdeling is te bereiken via de contact informatie op onze contactpagina.

  2. Directe bestelling door het invullen van een bestelformulier. Deze bestellingen worden tijdens kantooruren binnen een termijn van 6 uren verwerkt.

                                                                                                                                   5  To the Top

Stap 3. Bijeenkomst starten

Zodra u tijd op uw account hebt staan kunt u starten met het creëren of openen van een bijeenkomst of sessie. Om te starten moet u eerst inloggen met uw gebruikersnaam (e-mailadres) en uw wachtwoord. Dit is het wachtwoord dat u hebt opgegeven bij het aanmaken van uw account. De toegang tot het inlogscherm vindt u bij de link op de Dienstenpagina. Na een klik op de knop “Click here to Host using Communicator™ 3.5.” wordt gevraagd de Communicatortm software eenmalig te downloaden en te installeren. De tijd om te downloaden is afhankelijk van de snelheid van uw Internetverbinding. Dit duurt in het algemeen slechts enkele minuten. Het Communicatortm programma is veilig en klein. Dit programma verzorgt de communicatie tussen uw PC en de Communicatortm server. Na de installatie verschijnt het Host scherm.

In het Host scherm kunt u de volgende zaken invoeren:

1.      Room details:

·       Room Title; de naam van de sessie of bijeenkomst.

·       Meeting Room Password; een zelf te bepalen password om in de sessie te komen.

·       Room Type; het type sessie. Bij "public" is de sessie voor iedereen toegankelijk. En bij "private" is de sessie alleen toegankelijk met het Meeting Room Password.

·       U kunt verder er voor kiezen om de naam van uw sessie te vermelden op de lijst van lopende sessies, die u kunt vinden door een klik op de knop "Live Events", aan de linkerzijde van de pagina "Sessie Manager".  

2.      Host details:

·       In de eerste kolom registreert u de naam van de voorzitter, de naam van de organisatie en de overige contactinformatie.

·       In de tweede kolom selecteert u bij Message Board, Evaluation Form en Charge Time to, een van te voren door u gedefinieerd item (zie handleiding). Bij Meeting Duration en Participant Limit registreert u de duur van de sessie en het aantal participanten.

3.  Met de optie Disable podium grabbing kunt u de interactie met de participanten beperken. Door het vinken van deze optie kunnen zij het White Board en het Web Board niet gebruiken.

4.  Voor de overige opties (More Options) wordt verwezen naar de uitgebreide handleiding en help functie.

Door nu te klikken de knop “Start the Meeting” komt u in de virtuele vergaderruimte van HILIS terecht. U kunt dan meteen aan de slag met uw sessie.

                                                                                                                                5 To the Top

Stap 4. Uw deelnemers uitnodigen

Zodra u in de virtuele vergadering bent kunt u de deelnemers, cursisten of studenten uitnodigen voor de  sessie. Maakt u voor het eerst gebruik van de diensten van HILIS Web Communicatie, dan raden wij u aan om eerst de mogelijkheden van het White Board, Web board, Message Board en Chat Board uit te proberen. Indien u als Host de enige in de ruimte bent zal uw account niet worden belast. Dit is een ideale mogelijkheid om uw presentatie of lesstof goed te oefenen of voor te bereiden. Wanneer u er klaar voor bent kunt u de participanten uitnodigen. Dit vindt plaats door in het menu “Options” de keuze “Send Meeting Invitations” te selecteren.

Het bovenstaande scherm verschijnt. In dit scherm kunt u in het eerste veld het e-mail adres van een  participant invoeren. Met de  “Add” toets wordt dit e-mail adres aan de lijst toegevoegd. Voor alle overige participanten voert u eveneens deze handeling uit. Vervolgens klikt u op de knop “Send Now”. Hiermee wordt naar alle deelnemers een bericht verzonden. Dit bericht bevat een uitnodiging met een link en eventueel een wachtwoord om in de sessie te kunnen komen.

                                                                                                           5 To the Top